Hội chợ triển lãm là gì? Các bước chuẩn bị khi tham gia hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm hay hội chợ, triển lãm thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại. Hoạt động này diễn ra tập trung tại một địa điểm và thời gian nhất định. Trong khuôn khổ của hoạt động, các thương nhân sẽ được tự do trưng bày, giới thiệu sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đang kinh doanh nhằm thúc đẩy và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng, cũng như cơ hội ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ giá trị.

Phần lớn hội chợ triển lãm hoạt động với tính chất định kỳ tại một địa điểm cụ thể, thời gian thích hợp để người bán và người mua trực tiếp thực hiện các hoạt động giao dịch, mua bán (có thể là hình thức bán hàng tại chỗ hoặc giao dịch để ký kết hợp đồng).

Hội chợ có hình thức hoạt động dạng giới thiệu và trưng bày sản phẩm thế mạnh của đơn vị kinh doanh để thúc đẩy tiêu thụ và xuất khẩu, với mục đích chính và bản chất là giao dịch thương mại. Còn triển lãm có hình thái tương tự như hội chợ nhưng chủ yếu có mục đích giới thiệu, quảng cáo thông qua hoạt động trưng bày và giới thiệu hơn là bán hàng tại chỗ.

Tuy nhiên, luật thương mại không có sự phân biệt quá rõ ràng với hội chợ và triển lãm thương mại. Vì thế hình thức hoạt động của những hội chợ triển lãm hiện nay cũng không có quá nhiều điểm khác biệt.

1.1. Đặc điểm của hội chợ triển lãm

Chủ thể: Chủ thể tham gia hội chợ triển lãm là những thương nhân, công ty, doanh nghiệp hoạt động thương mại tự do. Hội chợ triển lãm là nơi có sự tham gia của đồng thời nhiều đơn vị kinh doanh trong cùng một thời gian tại một địa điểm nhất định.
Cách thức tổ chức: Các đơn vị kinh doanh, công ty,... có thể tự tổ chức hoặc thông qua dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm. Luật thương mại nước ta quy định hội chợ triển lãm trong nước muốn tổ chức phải đăng ký và được các cơ quan quản lý cấp nhà nước về thương mại của tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức xác nhận cho phép bằng văn bản. Đối với hội chợ triển lãm tổ chức ở nước ngoài thì đơn vị tham dự phải đăng ký trước với Bộ Công Thương.
Cách thực hiện: Trưng bày, giới thiệu và bán hàng hóa/dịch vụ diễn ra như các hoạt động mua bán thông thường. Nếu là hàng hóa tạm nhập hoặc tái xuất, tái nhập thì cần phải tuân thủ các quy định về hải quan, xuất nhập khẩu, thuế và các vấn đề tài chính khác.

1.2. Ưu nhược điểm của hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm là nơi doanh nghiệp có thể tham gia để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng. Nhưng bên cạnh những ưu điểm này, hội chợ triển lãm vẫn có một số nhược điểm mà đơn vị tham gia cần nắm rõ. Cụ thể các ưu, nhược điểm như sau:

1.2.1. Ưu điểm

Là một nơi tuyệt vời để quảng bá thương hiệu và sản phẩm ra thị trường, với mục đích tìm kiếm khách hàng mục tiêu. Đồng thời cũng nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu cho sản phẩm mà đơn vị đang kinh doanh.
Cơ hội giới sản phẩm/dịch vụ đến nhóm khách hàng rộng hơn. Trong đó có thể có đối tượng khách hàng tiềm năng nhưng vẫn chưa biết hoặc có ít thông tin về sản phẩm/dịch vụ của đơn vị.
Thực hiện nghiên cứu thị trường và phân tích xu hướng người tiêu dùng. Qua đó có thể điều chỉnh lại chất lượng, đặc điểm,.... của sản phẩm/dịch vụ sao cho phù hợp với thị trường theo hướng đúng đắn nhất.

1.2.2. Nhược điểm

Muốn tham gia hội chợ triển lãm để có cơ hội trưng bày và bán hàng hóa thì doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản phí không hề nhỏ và có nguy cơ không thu hồi được vốn.
Khả năng cạnh tranh cao và có thể gặp phải những đối thủ lớn mạnh hơn trên thị trường do sẽ có nhiều đơn vị kinh doanh cùng tham gia và cùng trưng bày, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ giống nhau.
Nếu chọn sai chủ đề với hội chợ và sản phẩm không phù hợp để trưng bày, triển lãm thì đồng nghĩa với việc sẽ mất chi phí đăng ký nhưng không thu lại được gì.

Hội chợ triển lãm trong nước nói chung và tại TPHCM ngày càng được tổ chức thường xuyên hơn theo tuần, tháng, quý,... Có những địa điểm thường xuyên diễn ra hội chợ đã được người tiêu dùng quen thuộc. Các địa điểm thường tổ chức hội chợ triển lãm tại TPHCM có thể kể đến như:

2.1. Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn (SECC) – Số 799 Nguyễn Văn Linh, Phường Tân Phú, Quận 7, TP.HCM

Đây là nơi diễn ra hội chợ, triển lãm nhiều nhất tại TPHCM như Analytica Vietnam 2023 – Triển lãm Quốc tế Công nghệ Thí nghiệm, Phân tích, Chẩn đoán và Công nghệ Sinh học; Cafe Show Vietnam 2023 – Triển lãm Quốc tế Cà phê tại Việt Nam; Vietnam Bar & Spirit Show 2023 – Triển lãm Quốc tế Bar & Rượu tại Việt Nam; SaigonTex 2023 – Triển lãm Quốc tế ngành Công nghiệp Dệt & May;.....

2.2. Nhà thi đấu Phú Thọ – Số 1 Lữ Gia, Phường 15, Quận 11, TP.HCM

Nơi thường xuyên diễn ra các hội chợ triển lãm như Hội chợ Đồ gỗ & Trang trí nội thất Việt Nam; Triển lãm Quốc tế Vietbuild; Hội chợ Thương mại Xúc tiến Hàng tiêu dùng; Triển lãm Quốc tế Thiết bị & Công nghệ Quảng cáo Việt Nam;….

2.3. Trung tâm Triển lãm và Hội chợ Tân Bình (TBECC) – Số 446 - 448 Hoàng Văn Thụ, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM

Nơi tổ chức các sự kiện như Hội chợ Mua sắm & Ẩm thực Thái Lan; Hội chợ triển lãm Tôn vinh hàng Việt Nam; Hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp;….

2.4. Nhà Văn Hóa Thanh Niên – Số 4 Phạm Ngọc Thạch, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM

Nơi tổ chức các hội chợ triển lãm như Lễ hội Bánh mì Việt Nam lần thứ I năm 2023, Triển lãm Nét đẹp Việt; Triển lãm Thư pháp;....

2.5. Công viên Tao Đàn – Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1, TP.HCM

Nơi tổ chức các hội chợ triển lãm như Festival Hoa Lan TP.HCM; Hội hoa Xuân;....

2.6. Các địa điểm khác

Nhà thi đấu Sân vận động Quân khu 7: 202 Hoàng Văn Thụ, Phường 10, Quận Phú Nhuận
Trung tâm Thể dục Thể thao Quận Gò Vấp: 05 Nguyễn Văn Lượng, Phường 16, Quận Gò Vấp
Trung tâm thương mại Pandora City: 1/1 Trường Chinh, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú
Khu dân cư Bình Trị Đông B: khu đất góc đường số 34 và đường Trần Văn Giàu, phường Bình Trị Đông B (khu vực 5.000 m2), Quận Bình Tân
Trung tâm Văn hoá Quận 12: 9 Quốc lộ 22, Phường Trưng Mỹ Tây, Quận 12
Trung tâm Văn hoá Hoà Bình: 240 Đường 3/2, Phường 12, Quận 10
Trung tâm văn hoá Quận 5: 105 Trần Hưng Đạo, Phường 6, Quận 5
….

Khi tham gia hội chợ triển lãm, ngoài các bước chuẩn bị khi tham gia hội chợ triển lãm, kỹ lưỡng các khâu chiến lược, kế hoạch, nhân sự, sản phẩm/dịch vụ thì cũng không thể bỏ qua các bước tuy nhỏ nhặt và đơn giản hơn nhưng lại tạo hiệu quả quảng bá tối đa cho doanh nghiệp. Đó là những vật phẩm quảng cáo nhỏ giúp cho gian hàng thêm đẹp mắt, thu hút và tạo được ấn tượng tốt với khách hàng cần được chuẩn bị gồm:

3.1. Kệ trưng bày

Kệ trưng bày là vật dụng quan trọng không thể thiếu để trưng bày và giới thiệu sản phẩm/tài liệu về dịch vụ. Kệ sẽ giúp cho gian hàng trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp, thẩm mỹ và làm nổi bật mặt hàng cần tiếp thị. Qua đó dễ dàng thu hút và tạo được ấn tượng với khách hàng hơn. Có 2 loại kệ cần thiết:

Kệ trưng bày sản phẩm, POSM
Kệ trưng bày catalogue, tờ rơi, name card,...

3.2. Standee quảng cáo

Ấn phẩm tiếp theo không thể thiếu là standee quảng cáo. Standee có 2 dạng chính là standee cuộn và standee chữ X, với 2 kích thước phổ biến 0,6m x 1,6m và 0,8m x 2m. Ngoài ra cũng có những dạng standee mô hình với nhiều hình dạng, kích thước và màu sắc nhanh chóng tạo được sự chú ý hơn so với 2 loại standee trên nên đang được sử dụng rất nhiều tại các hội chợ triển lãm hiện nay.

3.3. Tranh trang trí

Trong trường hợp gian hàng có diện tích rộng lớn với không gian thoáng, có nhiều mặt trưng bày. Thì doanh nghiệp nên tranh treo ảnh về sản phẩm/dịch vụ hoặc những hình ảnh đẹp liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để tăng tính thẩm mỹ và tạo cảm giác ấn tượng.

3.4. Hộp đèn siêu mỏng

Hộp đèn siêu mỏng cũng nên được tận dụng với những gian hàng lớn, có nhiều diện tích để bày trí. Hộp đèn siêu mỏng được gia công tinh tế và đẹp mắt hơn các loại hộp đèn khác, tuy có độ dày chỉ khoảng 2 – 5cm nhưng vẫn đảm bảo bền bỉ tối đa.

3.5. Các loại ấn phẩm quảng cáo khác

Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần chú trọng đầu tư các hanger (vỉ, bảng treo quảng cáo), các wobbler (con nhảy quảng cáo) để tăng cao khả năng nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng tìm đến.

Các sản phẩm quảng cáo và giới thiệu thông tin không thể bỏ qua các túi vải, túi giấy, name card, catalogue in tên nhãn hàng, thương hiệu, logo có độ bền cao, thân thiện với sức khỏe người dùng và an toàn với môi trường đang là bao bì xu hướng đang được đánh giá cao hiện nay.

Bao Bì Phú Thành là một địa chỉ in ấn quảng cáo uy tín cho quý khách hàng. Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ in lịch Tết, in catalogue, in túi giấy, in hộp giấy, in tờ rơi, in logo túi giấy,… với nhiều chủng loại, mẫu mã đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng.

Là đơn vị trực tiếp xử lý, không qua trung gian, cam kết giá thành rẻ nhất thị trường nhưng vẫn đảm bảo đạt chuẩn chất lượng. Chúng tôi sở hữu máy móc kỹ thuật hiện đại, đồng thời cung cấp mẫu mã đa dạng, thiết kế miễn phí, cộng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dày dặn kinh nghiệm, đảm bảo sẽ làm cho quý khách hài lòng.

4.1. Các gói dịch vụ in tại Bao Bì Phú Thành

Phú Thành chuyên sản xuất và in ấn cam kết uy tín, chất lượng với nhiều mẫu mã. Đặc biệt, bên cạnh các mẫu và kích thước có sẵn thì chúng tôi còn sản xuất theo yêu cầu của quý khách hàng. Hiện tại, In Phú Thành đang cung cấp các dịch vụ in ấn như sau:

In hộp giấy: Hộp giấy đựng quà, hộp giấy đựng bánh, hộp giấy đựng giày,….
In túi giấy: Túi giấy đựng quà, túi giấy đựng thực phẩm, túi giấy Kraft, túi zip giấy,….
Dịch vụ in ấn: In thẻ nhựa, in sticker, in tem nhãn, in túi nilon, in name card, in menu, in catalogue, in lịch Tết,…
In rờ rơi
Công nghệ in ấn: In offset, in kỹ thuật số,...
In logo túi giấy: Logo chữ, logo hình.

Quý khách in càng nhiều, số lượng in càng lớn, giá thành sẽ càng rẻ. Ngoài ra, Bao Bì Phú Thành còn cung cấp dịch vụ in nhanh, đáp ứng nhu cầu cần in gấp cho quý khách hàng.

4.2. Quy trình tiếp nhận đơn hàng

Bao Bì Phú Thành thực hiện đơn hàng qua các bước sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Bước 2: Tư vấn chất liệu, kiểu dáng, màu sắc và kích thước của sản phẩm
Bước 3: Báo giá sản phẩm
Bước 4: Ký kết hợp đồng sau khi hai bên đã thống nhất ý kiến
Bước 5: Thiết kế demo và kiểm tra, duyệt trước khi in
Bước 6: In theo số lượng yêu cầu
Bước 7: Thanh toán và giao hàng đúng hẹn như đã thỏa thuận trong hợp đồng.

4.3. Cam kết dịch vụ

Là đơn vị trực tiếp sản xuất và in ấn bao bì, túi ni lông,… Phú Thành cam kết mang đến những hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng, với:

In đúng mẫu, đúng số lượng và chất lượng theo yêu cầu
Mực in sắc nét, bền đẹp.
Công nghệ in tiên tiến, hiện đại
Chất liệu in được đảm bảo
Giá cả cạnh tranh
Thời gian in ấn nhanh
Giao hàng đúng hẹn

Đặc biệt, công ty chúng tôi còn có nhiều chính sách ưu đãi cho khách hàng có nhu cầu đặt số lượng lớn, thường xuyên.

Trên đây là bài viết về Hội chợ triển lãm, hy vọng đã mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Nếu có thắc mắc gì về các vấn đề xoay quanh in lịch Tết, in túi giấy, in hộp giấy, in name card,… hoặc cần tìm kiếm một đơn vị in ấn uy tín, chất lượng tại TP.HCM, bạn hãy liên hệ ngay Bao Bì Phú Thành để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!